34 ARTISET 04/05 I 2024 Aktuell Aufwendige Abläufe im Kreditoren- und Personalwesen binden Zeit und Geld, die in Pflege und Betreuung sowie für die Begleitung der Mitarbeitenden fehlen. Mit der Digitalisierung dieser beiden grossen betrieblichen Prozesse kann die Administration vereinfacht werden – wie André Rotzetter vom Verein für Altersbetreuung im oberen Fricktal (VAOF) erläutert. Von Elisabeth Seifert Digitalisierung macht Ressourcen frei «Wenn neue Mitarbeitende zu uns kommen, dann wissen sie, dass sie zu einer digitalen Organisation stossen», sagt André Rotzetter, der Geschäftsführer des Vereins für Altersbetreuung im oberen Fricktal (VAOF). Für diese Neueintretenden dürfte so manches Neuland sind, meint Rotzetter, für die anderen indes sei die sukzessive fortschreitende Digitalisierung längst Alltag geworden. «Es ist völlig normal, niemand redet mehr darüber.» Der VAOF-Geschäftsführer spricht damit insbesondere die digitalen Prozesse im Kreditoren- und Personalwesen an, die er bereits vor rund zehn Jahren an die Hand genommen hat. «Seit etlichen Jahren nimmt der administrative Aufwand stark zu und bindet finanzielle Ressourcen, die uns für die Begleitung der Menschen fehlen», begründet er diesen Schritt. André Rotzetter hat sich in seiner ganzen beruflichen Laufbahn immer wieder mit Digitalisierungsfragen beschäftigt. Der Verein für Altersbetreuung im oberen Fricktal ist ein grosser Betrieb mit einer dezentralen Struktur und unterschiedlichen Dienstleistungen, was die Administration entsprechend anspruchsvoll macht: Die Organisation umfasst zwei Pflegezentren an den Standorten Frick und Laufenburg mit 220 Bewohnerinnen und Bewohnern. Hinzu kommen Alterswohnungen für rund 100 Menschen an mehreren Adressen in den beiden Gemeinden. Für alle diese Menschen im Einsatz stehen insgesamt 360 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Künstliche Intelligenz machts möglich Das Ziel bei der Einführung der Digitalisierung bestand darin, den administrativen Aufwand der Mitarbeitenden im Rechnungswesen und im Personalbereich zu reduzieren. Die zur Anwendung kommenden Lösungen mussten dabei, wie Rotzetter erläutert, gleichzeitig die dezentrale Bearbeitung sowie die zentrale Archivierung der Dokumente ermöglichen, und das bei Einhaltung sämtlicher Normen, insbesondere des Datenschutzes. Diesen Anforderungen genügte damals vor zehn Jahren, so der VAOF-Geschäftsführer, einzig das japanische Unternehmen Canon, dessen Programme sich nach wie vor bewähren. Die eingeführte Lösung erlaubt es, in der VAOF-Buchhaltung die jährlich 12 000 bis 13 000 Rechnungen automatisiert zu verarbeiten und im Personalwesen die Dokumente der 360 Mitarbeitenden zu digitalisieren und dem richtigen Personaldossier zuzuordnen. Physische Personaldossiers und Rechnungen auf Papier gibt es keine mehr. Sobald diese eingelesen sind, werden sie vernichtet. Möglich macht das eine künstliche Intelligenz (KI). Im Kreditorenwesen funktioniert das folgendermassen: An den verschiedenen Standorten kommen sämtliche Rechnungen auf einen Stapel und werden eingescannt. Rotzetter: «Eine künstliche Intelligenz extrahiert relevante Rechnungsdaten, prüft diese und ordnet sie dem Kreditor zu.» Ein Mitarbeiter oder eine
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