ARTISET 04/05 I 2024 35 Mitarbeiterin wirft am Bildschirm einen prüfenden Blick auf die von der KI ausgefüllte Maske und schickt diese an den Besteller der Leistungen weiter. «Das Einscannen ist der einzige Arbeitsgang, der noch von Hand getätigt werden muss», meint Rotzetter schmunzelnd. Sobald eine Rechnung eingescannt worden ist, geht es dann «Klick für Klick» – manchmal muss der Geschäftsführer noch sein Plazet geben – weiter bis zur Bezahlung in der Buchhaltung. «Der ganze Prozess bis zur Verbuchung der Rechnung geht keine fünf Minuten mehr.» Durch die automatisierte Erfassung konnte das Unternehmen eine 40-Prozent-Stelle einsparen respektive die Ressourcen an einem anderen Ort einsetzen. Und: «Dank der digitalen Weiterleitung bleiben keine Rechnungen mehr liegen oder gehen verloren, was regelmässig zu Mahnungen geführt hatte.» Prozesse definieren und begleiten Ganz ähnlich verarbeitet werden, wie gesagt, auch die Daten im Personalbereich. Vom Eintritt bis zum Austritt werden die Dokumente mittels künstlicher Intelligenz digitalisiert und im entsprechenden Dossier hinterlegt. «Mit dem Verzicht auf physische Personaldossiers wird etwa sichergestellt, dass die Vorgesetzten nur jene Dokumente sehen, die sie auch sehen dürfen.» Über die künstliche Intelligenz hinaus kommt im Personalbereich noch ein weiteres Programm zum Einsatz, welches ermögliche, «strukturierte Prozesse zu designen und diese dann zu überwachen respektive zu begleiten». Ein entsprechender Prozess ist im VAOF rund um krankgemeldete Mitarbeitende implementiert worden: Die Verantwortlichen werden zum Beispiel automatisch darüber informiert, wenn ein Arztzeugnis fehlt, oder sie werden aufgefordert, mit der betreffenden Person ein Gespräch zu führen. Angezeigt werden bei Langzeitkranken auch mögliche Kündigungsfristen. «Der Vorteil besteht auch darin, dass mehrere Personen an einem Dossier arbeiten können, weil immer klar ist, was bereits gemacht wurde und was noch zu erledigen ist.» In Vorbereitung begriffen ist derzeit, ebenfalls innerhalb des Personalbereichs, ein Prozess, der die Verpflichtung zu den jährlichen Mitarbeitergesprächen betrifft. «Wir wollen einen Workflow definieren, der anknüpfend an diese Gespräche eine Begleitung der Mitarbeitenden ermöglicht.» Während die Digitalisierung im Rechnungswesen zu konkreten Einsparungen geführt habe, treffe dies im Personalbereich nicht zu, sagt Rotzetter. «Wir setzen nicht weniger Ressourcen ein, haben aber mehr Zeit für Gespräche mit den Mitarbeitenden.» Über den Personalbereich hinaus verwendet der VAOF das Programm zur Strukturierung und Steuerung des gesamten Qualitätsmanagements. «Die jeweils für einen Prozess zuständigen Mitarbeitenden werden automatisch darüber informiert, wenn eine Be- oder Überarbeitung des Prozesses nötig ist.» Geschäftsführer Rotzetter kann sich rasch einen Überblick über den Bearbeitungsstand sämtlicher Prozesse verschaffen. Aufgrund der technischen Lösung im Hintergrund benötige man zur Steuerung der Qualitätsprozesse keinen Mitarbeitenden. Mitarbeitende müssen ins Boot geholt werden Zusätzlich zur KI und zum Programm zur Überwachung und Begleitung von Prozessen hat der Verein für Altersbetreuung im oberen Fricktal (VAOF) andere digitale Anwendungen im Einsatz. Unter anderem eine spezielle App, welche die Kommunikation der Mitarbeitenden untereinander ermöglicht. In Arbeit ist die Implementierung eines E-Learning-Programms, das Neueintretenden standardisiertes Wissen in verschiedenen Bereichen vermittelt. Und was die Digitalisierung im Kerngeschäft, der Pflege, betrifft: Hier räsoniert Rotzetter über eine KI, die Pflegende beim Schreiben von Pflegedokumentationen unterstützt und meint: «In zwei oder drei Jahren wird es so etwas geben.» Eine Entlastung der Pflegenden ermöglicht bereits ein vollautomatisiertes Bestellsystem für Pflegematerialien. Verbunden mit weiteren Neuerungen in diesem Bereich konnte der VAOF an den beiden Standorten in Frick und Laufenburg je eine 80-Prozent-Stelle einsparen. Rotzetter ist sehr wohl bewusst, dass all die Neuerungen für die Mitarbeitenden immer wieder eine Herausforderung bedeuten. «Man meint, Digitalisierung hat mit Technik zu tun, dabei geht es um Menschen, wir müssen sie ins Boot holen», unterstreicht er. Innerhalb des VAOF geschieht dies auf verschiedene Art und Weise: «Sobald ein strategischer Entscheid gefallen ist, holen wir die Meinungen leitender Mitarbeitender ein und nehmen diese ernst», so Rotzetter. Oder: Um den Betrieb und die Mitarbeitenden nicht zu überfordern, werden Projekte auch mal zurückgestellt. «Es gibt keine physischen Personal- dossiers mehr und auch keine Rechnungen auf Papier.» André Rotzetter, Geschäftsführer des Vereins für Altersbetreuung im oberen Fricktal (VAOF)
RkJQdWJsaXNoZXIy MTY2MjQyMg==